OfficeBaseFür kleine Firmen

Ihr Büro an einem Ort.

Projekte, Tickets, Kunden, Angebote und Rechnungen – in einer Anwendung statt in fünf. Übersichtlich für Sie, Ihr Team und Ihre Steuerberatung.

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  • Eigene Instanz für Ihre Firma
  • E-Rechnung: XRechnung & ZUGFeRD
  • Läuft im Browser, nichts zu installieren

01Kernvorteile

Weniger Zettelwirtschaft, mehr Überblick.

OfficeBase ersetzt Listen, Ordner und Insellösungen durch eine klare Anwendung. Gebaut für Firmen, in denen die Chefin oder der Chef noch selbst die Rechnungen schreibt.

  • Alles an einem Ort

    Projekte, Aufgaben, Kundendaten, Angebote und Rechnungen liegen zusammen. Kein Suchen mehr zwischen Excel-Listen, Ordnern und E-Mails.

  • Weniger Schreibarbeit

    Aus dem Angebot wird mit einem Klick die Rechnung. Kundendaten und Positionen müssen Sie nur einmal erfassen.

  • Klar, wer was macht

    Jedes Ticket hat einen Status, eine Zuständige oder einen Zuständigen und ein Fälligkeitsdatum. Ihr Team sieht auf einen Blick, was als Nächstes ansteht.

  • Rechnungen nach Vorschrift

    Versendete Rechnungen bleiben unverändert, Korrekturen laufen über Storno. E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD.

02Funktionen

Alles, was im Büro anfällt.

Alle Funktionen im Detail

03So starten Sie

Von der Anfrage zur eigenen Instanz.

Kein Vertrag am Telefon, keine Einrichtungs-Odyssee. Drei Schritte, und wir begleiten Sie bei jedem.

  1. 01

    Anfrage

    Sie schreiben uns kurz, wer Sie sind und wie Sie heute arbeiten. Eine E-Mail reicht.

  2. 02

    Demo

    Wir zeigen Ihnen OfficeBase anhand Ihrer eigenen Abläufe und beantworten Ihre Fragen.

  3. 03

    Eigene Instanz

    Passt es, richten wir Ihre eigene OfficeBase unter ihrefirma.officebase.app ein – mit Ihren Nutzern und Rollen.

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04Sicherheit

Ihre Daten bleiben Ihre Daten.

Jede Firma bekommt eine eigene OfficeBase – mit eigener Datenbank, eigenem Speicher und eigenem Zugang. Darauf ist das ganze System aufgebaut.

  • Eigene Instanz je Kunde

    Jede Firma bekommt ihre eigene Datenbank und ihren eigenen Dateispeicher. Ihre Daten liegen nicht in einem Topf mit anderen Kunden.

  • Zugangsschutz vor dem Login

    Ihre Instanz ist über Cloudflare Access geschützt. Nur freigegebene E-Mail-Adressen kommen überhaupt bis zur Anwendung.

  • Rollen und Rechte

    Legen Sie fest, wer verwalten, bearbeiten oder nur lesen darf – zum Beispiel Admin, Sachbearbeitung, Lesend.

  • Nachvollziehbar

    Jede Änderung wird protokolliert: wer, wann, was. Gelöschtes wird zunächst nur ausgeblendet und lässt sich wiederherstellen.

  • Hosting bei Cloudflare

    Anwendung, Datenbank und Dateien laufen auf der Infrastruktur von Cloudflare – ohne eigenen Server in Ihrem Büro.

  • Export und Sicherung

    Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können die Datenbank exportieren und Sicherungen anlegen lassen.

05GoBD & E-Rechnung

Rechnungen, die Prüfungen standhalten.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) verlangen, dass Rechnungen nach dem Versand nicht mehr verändert werden. OfficeBase setzt das um: Versendete Rechnungen werden festgeschrieben, Korrekturen laufen über Storno und Gutschrift.

  • E-Rechnung: Export als XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten).
  • Fortlaufende Nummernkreise für Angebote, Rechnungen und Stornos.
  • Umsatzsteuer: übliche Steuersätze und die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
  • Protokoll aller Änderungen – nachvollziehbar für Sie und Ihre Steuerberatung.

Hinweis: Software allein macht keine Buchführung GoBD-konform – dazu gehört auch Ihre Verfahrensdokumentation. OfficeBase liefert dafür die technische Grundlage. Steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

06Häufige Fragen

Gut zu wissen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.

Für wen ist OfficeBase gedacht?

Für kleine Firmen, Handwerksbetriebe, Agenturen, Dienstleister und Selbstständige, die Aufträge, Kunden und Rechnungen heute auf mehrere Programme, Listen und Ordner verteilen – und das an einem Ort erledigen möchten.

Was kostet OfficeBase?

Das hängt davon ab, wie viele Personen OfficeBase nutzen und was Sie brauchen. Schreiben Sie uns kurz – Sie erhalten ein konkretes Angebot.

Muss ich etwas installieren?

Nein. OfficeBase läuft im Browser. Sie erreichen Ihre Instanz unter Ihrer eigenen Adresse, zum Beispiel ihrefirma.officebase.app.

Wo liegen meine Daten?

Ihre Instanz läuft bei Cloudflare – mit eigener Datenbank und eigenem Dateispeicher nur für Ihre Firma. Die Daten anderer Kunden sind davon getrennt.

Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besprechen wir vor dem Start mit Ihnen.

Wie melden sich meine Mitarbeitenden an?

Über Cloudflare Access. Sie legen fest, welche E-Mail-Adressen Zugang haben. In OfficeBase selbst bekommt jede Person eine Rolle, zum Beispiel Admin, Sachbearbeitung oder Lesend.

Kann ich E-Rechnungen schreiben?

Ja. OfficeBase erzeugt Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können; die Pflicht zum Versand folgt schrittweise in den nächsten Jahren.

Ob und ab wann die Versandpflicht für Ihre Firma gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

Ich bin Kleinunternehmer. Passt OfficeBase trotzdem?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG lässt sich einstellen. Rechnungen enthalten dann keine Umsatzsteuer und den passenden Hinweis.

Kann ich meine Daten wieder mitnehmen?

Ja. Ihre Datenbank lässt sich exportieren. Sie sind nicht an OfficeBase gebunden.

Gibt es einen KI-Assistenten?

Ein KI-Chat ist geplant, aber noch nicht verfügbar. Er soll genau die Rechte der angemeldeten Person haben – nicht mehr – und vor jeder wichtigen Aktion nachfragen.

07Kontakt

Sehen Sie sich OfficeBase an.

Schreiben Sie uns eine kurze E-Mail. Wir melden uns persönlich und zeigen Ihnen, wie OfficeBase in Ihrer Firma aussehen würde.

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team@fieldstack.gmbh