FunktionenÜberblick
Was OfficeBase kann.
Vier Bereiche, die zusammenarbeiten: Projekte und Tickets, Kunden, Angebote und Rechnungen – mit den rechtlichen Vorgaben gleich eingebaut.
01Projekte & Tickets
Jedes Projekt mit eigenem Ticketsystem.
Ob Kundenauftrag, Baustelle oder interne Aufgabe: Legen Sie ein Projekt an und sammeln Sie darin alle Tickets. So sieht jede Person, was zu tun ist – und bis wann.
- Status und Priorität
Offen, in Arbeit, erledigt – und was zuerst drankommt.
- Zuständige und Fälligkeit
Jedes Ticket hat eine verantwortliche Person und ein Datum.
- Labels
Eigene Schlagwörter, um Tickets schnell zu filtern.
- Kommentare und Anhänge
Absprachen, Fotos und Dokumente direkt am Ticket statt im E-Mail-Postfach.
- Kanban oder Liste
Das Board für den Überblick, die Liste zum Sortieren und Abarbeiten.
- Zeiterfassung (optional)
Arbeitszeit am Ticket erfassen – nützlich für die spätere Abrechnung.
02Kunden
Ihre Kunden mit allem, was dazugehört.
Ein schlankes Kundenverzeichnis, kein überladenes CRM. Sie finden Kontaktdaten, Notizen und die bisherige Zusammenarbeit an einer Stelle.
- Firmen und Ansprechpartner
Mehrere Kontakte je Firma, mit Funktion und Erreichbarkeit.
- Notizen
Telefonate, Absprachen und Besonderheiten festhalten.
- Historie
Angebote, Rechnungen und Notizen in zeitlicher Reihenfolge.
- Verknüpft mit Projekten
Vom Kunden direkt zu seinen Projekten und Tickets.
03Angebote & Rechnungen
Vom Angebot zur bezahlten Rechnung.
Schreiben Sie Angebote mit Positionen und Artikeln. Nimmt der Kunde an, wird daraus mit einem Klick die Rechnung – ohne alles neu einzutippen.
- Positionen und Artikel
Wiederkehrende Leistungen einmal anlegen und immer wieder verwenden.
- Nummernkreise
Fortlaufende Nummern für Angebote, Rechnungen und Gutschriften.
- Angebot → Rechnung
Umwandlung mit einem Klick, alle Angaben werden übernommen.
- PDF
Saubere PDF-Dokumente zum Versenden.
- Status im Blick
Entwurf, versendet, angenommen, bezahlt, überfällig.
- Zahlungen und Mahnungen
Zahlungseingänge erfassen und offene Rechnungen anmahnen.
- Storno und Gutschrift
Korrekturen sauber dokumentiert, statt Rechnungen zu überschreiben.
04Rechtliches
Die Regeln sind eingebaut.
Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen. OfficeBase nimmt Ihnen dabei die Arbeit ab, damit Sie sich nicht jedes Mal selbst darum kümmern müssen.
- GoBD-Grundsätze
Versendete Rechnungen sind unveränderbar. Korrigiert wird nur per Storno.
- E-Rechnung
Export als XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten).
- Kleinunternehmerregelung
Option nach § 19 UStG – ohne Umsatzsteuer, mit passendem Hinweis auf der Rechnung.
- Umsatzsteuersätze
Die üblichen Steuersätze je Position.
- Änderungsprotokoll
Wer hat wann was geändert – nachvollziehbar und lückenlos.
OfficeBase liefert die technische Grundlage. Für die vollständige GoBD-Konformität gehört auch Ihre Verfahrensdokumentation dazu; steuerliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
05KI-Chat
Geplant – noch nicht verfügbar
OfficeBase per Chat bedienen.
Wir planen einen KI-Assistenten, mit dem Sie OfficeBase wahlweise per Klick oder per Chat bedienen – zum Beispiel „Leg ein Ticket an“ oder „Welche Rechnungen sind überfällig?“.
- Gleiche Rechte wie Sie
Der Assistent darf genau das, was die angemeldete Person darf – nicht mehr.
- Erst fragen, dann handeln
Löschen, Versenden oder Buchen nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung.
- Protokolliert
Änderungen über den Chat erscheinen im Protokoll mit dem Vermerk „via KI“.
Überzeugen Sie sich in einer Demo.
Wir zeigen Ihnen OfficeBase anhand Ihrer eigenen Abläufe. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail.